Hvordan papirløst kontor løser dilemmaet med filhåndtering?

La oss først snakke om hvordan hodepine tradisjonelt kontor er: filskapet er fullt, og det tar lang tid å finne en kontrakt; Viktige dokumenter går lett tapt eller skadet; Avdelingene passerer dokumentene som å spille "Pass the Pack". Disse problemene kan løses effektivt avPapirløst kontormedisin.

1.

Den mest direkte fordelen med papirløst kontor er å gjøre filene til "online". Alle dokumenter skannes til elektroniske versjoner og lagres i systemet, og støtter flere formater som PDF og Word. For eksempel trenger selskapets kontraktsstyringssystem nå bare å oppgi kontraktsnummer for å hente den komplette filen innen 3 sekunder, og det er ikke nødvendig å tromme gjennom skapene.

2. Smart søk og rask posisjonering

Den største fordelen med elektroniske filer er at de kan søkes. Systemets innebygde søkefunksjon for fulltekst kan søke etter nøkkelord, datoer, forfattere og andre dimensjoner. Forrige uke lette finansavdelingen etter et refusjonsskjema for tre år siden. Det pleide å ta lang tid å bla gjennom filene, men nå kommer det ut etter å ha kommet inn "reiseutgifter i 2022".

3. Versjonskontroll for å unngå forvirring

Det mest fryktede med papirdokumenter er at de stadig blir revidert, og ingen vet hvem som har den siste versjonen. Det elektroniske dokumentsystemet vil automatisk lagre historiske versjoner og sette modifiseringstillatelser. Vårt markedsavdelingens planleggingsforslag er nå revidert til versjon 15, og systemet registrerer klart som foretok hver revisjon og når.

4. Mobilkontor bryter plassbegrensninger

Med et papirløst system kan mobiltelefoner også få tilgang til filer når som helst. Forrige gang ba sjefen min om et tilbud på flyplassen, og jeg logget inn på systemet direkte på mobiltelefonen min for å sende det til ham, noe som var raskere enn ekspresslevering. Jeg kan håndtere alle filer med et nettbrett når jeg reiser, og jeg kan pakke halvparten så mye i kofferten.

5. Sikker sikkerhetskopi for å forhindre tap

Viktige filer blir automatisk sikkerhetskopiert til skyen etter skanning, så det er ikke nødvendig å bekymre deg selv om datamaskinen går i stykker. Vi har møtt en tragedie der kontoret ble oversvømmet og alle papirfiler gikk tapt. Nå har elektroniske filer trippel sikkerhetskopier, som er mye tryggere.

6. Grønt kontor reduserer kostnadene

La oss gjøre noen beregninger: A4 -papir koster 20 yuan per pakke, og selskapet bruker 100 pakker per måned, som er 24 000 yuan i året. Forbruksartikler, arkivskap og romrom er alle kostnader. Etter å ha gjortPapirløst kontormedisin, disse utgiftene kan reduseres med minst 70%, noe som også er miljøvennlig.

Som profesjonell produsent og leverandør tilbyr vi produkter av høy kvalitet. Hvis du er interessert i produktene våre eller har spørsmål, kan du gjerneKontakt oss.